Conheça o sistema

Cadastro completo do cliente em um só lugar: nome ou razão social, apelido ou nome fantasia, CPF/CNPJ, RG ou inscrição estadual, data de nascimento e os dados de contato (até quatro telefones, e-mail e a pessoa de contato). Você guarda o endereço, um endereço de cobrança separado quando precisar, dados profissionais e até três referências. Dá para definir limite de crédito, deixar o cliente ativo, inativo ou bloqueado (com o motivo registrado) e ligá-lo a um grupo. A partir do cliente, você enxerga o histórico de ordens de serviço e orçamentos dele.

Classifique os serviços em dois níveis, grupo e subgrupo, para organizar o catálogo e, principalmente, para os relatórios. Com os serviços bem separados, você emite o relatório de serviços prestados por grupo e subgrupo e enxerga o que mais sai e onde está o seu faturamento. Quando faltar um grupo ou subgrupo, dá para criar na hora, sem sair da tela de cadastro do serviço.

Cadastre os serviços que a sua empresa presta. Você informa a unidade de medida do serviço (por exemplo hora (h), unitário (un), m² ou m³), o valor unitário, a comissão do funcionário em porcentagem, a descrição e, quando precisar detalhar mais, as observações. Para fechar, ligue o serviço a um grupo e subgrupo e divida o catálogo em categorias.

Classifique os produtos em dois níveis, grupo e subgrupo, para organizar o catálogo e, principalmente, para os relatórios. Com os produtos bem separados, você emite o relatório de produtos vendidos por grupo e subgrupo e enxerga o que mais sai e onde está o seu faturamento. Quando faltar um grupo ou subgrupo, dá para criar na hora, sem sair da tela de cadastro do produto.

Cadastro de produtos com preço de custo, margem e preço de venda, que conversam entre si: informe o preço de venda e o sistema calcula a margem; informe a margem e ele calcula o preço de venda. Você ainda escolhe se esse cálculo usa a margem de lucro (sobre o preço de venda) ou a porcentagem sobre o preço de custo, e a gente explica a diferença entre as duas no artigo de dicas sobre o assunto. Guarda também código de barras, referência, NCM, unidade, localização no estoque e os limites de estoque mínimo e máximo. A quantidade em estoque é atualizada sozinha pelas movimentações, pedidos de compra e ordens de serviço, então o número fica sempre certo, e na busca você acha o produto pelo código, pelo código de barras ou pela descrição.

Monte kits com produtos, serviços ou os dois juntos. Em vez de lançar item por item toda vez, você adiciona o kit inteiro de uma vez no orçamento ou na ordem de serviço, e o sistema já traz todos os itens com quantidade e valor. O kit calcula sozinho o total de produtos, o total de serviços e o valor cheio, e você pode duplicar um kit para criar outro parecido sem recomeçar do zero.

Cadastro das empresas que fornecem para você, com razão social, CPF/CNPJ, endereço, telefones, contato, e-mail e site. Dá para guardar os dados bancários do fornecedor (banco, agência, conta e chave PIX) para agilizar os pagamentos, organizar por grupos e deixar cada um ativo, inativo ou bloqueado. O fornecedor se liga aos pedidos de compra e às contas a pagar.

Cadastro da sua equipe, com dados pessoais, endereço, contatos, data de admissão e salário. É o funcionário que aparece nas ordens de serviço, recebe as comissões dos produtos e serviços daquela OS, entra nos pagamentos e fica vinculado ao agendamento de visitas.

Cadastre as contas bancárias da empresa com um apelido para identificar (Conta Inter, Conta Itaú), o banco, a agência e o número da conta, e ainda os contatos do seu gerente, se quiser. É nessas contas que você registra entradas e saídas e acompanha o saldo de cada uma; é para onde vão os recebimentos por PIX e transferência e os pagamentos feitos pelo banco, separado do caixa em dinheiro.

Cadastre os cartões e convênios que você aceita (crédito, débito, os convênios da sua região) com a tarifa que a operadora cobra, em reais ou em porcentagem, e diga se essa tarifa é dividida entre as parcelas. Você define o número máximo de parcelas, se o valor é quitado assim que lançado e onde o crédito cai, no caixa ou em uma conta bancária específica. É esse cadastro que alimenta os lançamentos de cartões e convênios, com a tarifa e as parcelas já no lugar, para você acompanhar o que tem a receber de cada operadora.

Classifique as contas a pagar em grupo e subgrupo (despesas fixas, fornecedores, impostos, o que fizer sentido) para organizar os gastos e enxergar para onde o dinheiro está indo, por categoria.

Classifique as contas a receber em grupo e subgrupo para acompanhar de onde vem o faturamento e separar os relatórios por categoria.

Marque as visitas técnicas com data, hora, funcionário responsável e o cliente. Ao escolher o cliente, o sistema já puxa o endereço e os contatos dele, então você sabe para onde ir e para quem ligar. No campo de observações, você anota antes o que precisa ser feito no local e, depois da visita, registra o que de fato aconteceu. Cada visita fica como pendente e você atualiza para visitada ou cancelada conforme acontece.

Registre cada contato com o cliente, com data, hora e a descrição do que foi tratado. Fica tudo no histórico, em um só lugar, para qualquer pessoa da equipe consultar depois o que já foi conversado ou combinado.

Controle as entradas e saídas de produtos do estoque. A entrada registra fornecedor, quantidade, valor e documento, recalcula o custo médio do produto e pode até gerar um lançamento no caixa; a saída baixa a quantidade para ajustes e devoluções. Boa parte do movimento acontece sozinha: o pedido de compra dá entrada ao ser faturado e a ordem de serviço baixa os produtos usados, sempre mantendo o estoque atualizado.

É o coração do sistema. Cada OS guarda o cliente, o funcionário responsável, produtos e serviços (e kits inteiros, se quiser), com o cálculo do total feito automaticamente. Você tem cinco campos personalizáveis, com os nomes que você define nas configurações, para registrar o que o seu ramo precisa (placa, equipamento, número de série, o que for). Na hora de finalizar, escolhe a forma de pagamento: à vista em dinheiro ou PIX, a prazo em parcelas, cartão, cheque ou transferência, e ainda dá para registrar adiantamentos. Cada OS fica como aberta, finalizada ou cancelada, sai impressa para o cliente, e o pagamento conversa com o resto do sistema sozinho: vira lançamento em contas a receber ou no caixa, registra o cheque em cheques recebidos e baixa os produtos do estoque.

Monte o orçamento com produtos, serviços, kits e descontos (em reais ou porcentagem), descreva as condições de pagamento em um campo de texto livre e defina uma validade para a proposta. Quando o cliente aprova, o botão Transformar em Ordem de Serviços gera a OS de uma vez, mantendo os descontos, sem redigitar nada. Cada orçamento fica em aberto, transformado em OS ou cancelado, e pode ser impresso para enviar ao cliente.

Acompanhe o dinheiro em espécie da empresa, separado das contas bancárias. Você faz lançamentos direto no caixa, de crédito ou de débito, com data, descrição e valor, e ainda transfere dinheiro do caixa para uma conta bancária quando faz um depósito; o saldo fica sempre atualizado. Recebimentos em dinheiro de ordens de serviço e de contas a receber caem aqui automaticamente.

Controle tudo o que os clientes têm a pagar, com vencimento, parcela, multa e juros. O lançamento nasce sozinho quando uma ordem de serviço é finalizada a prazo, e você também pode lançar à mão, uma parcela ou várias de uma vez. Na hora de receber, dá para quitar um lançamento por completo, aceitar um pagamento parcial (guardando quanto, quando e em qual forma cada parte entrou) ou quitar vários lançamentos do mesmo cliente de uma vez, escolhendo quais quitar ou informando o valor pago para o sistema abater quantos couberem. O recebimento já cai no lugar certo conforme a forma de pagamento (caixa para dinheiro, conta bancária para PIX e transferência, cartões ou cheques recebidos), você emite o recibo para o cliente na hora e ainda organiza tudo por grupos e subgrupos.

Organize as contas da empresa por vencimento e por fornecedor, com grupos e subgrupos para enxergar para onde vai o dinheiro. Funciona como o contas a receber, só que do outro lado: você lança com desconto ou acréscimo e, na hora de pagar (em PIX, transferência, débito em conta ou dinheiro), quita um lançamento por completo, faz um pagamento parcial ou quita vários lançamentos do mesmo fornecedor de uma vez. Cada conta fica como aberta, paga ou cancelada, e um pagamento parcial mantém a conta em aberto até você quitar o restante.

O sistema calcula a comissão de cada funcionário automaticamente, pegando a porcentagem direto do cadastro de cada produto e de cada serviço lançado na ordem de serviço. A comissão também pode ser gerada a partir de um lançamento de contas a receber, quando você informa ali o funcionário e a porcentagem. Você filtra por funcionário e período, vê o que está em aberto, pendente, pago ou cancelado, e paga a comissão direto dali.

Registre os pagamentos feitos para a equipe, integrados às comissões. Assim você acompanha o que já foi pago a cada funcionário e o que ainda está em aberto, e ainda emite um recibo do pagamento direto deste módulo.

Lance créditos e débitos em cada conta bancária e mantenha o saldo em dia. Muito do movimento entra sozinho: recebimentos por PIX e transferência das contas a receber, lançamentos de contas a pagar quitados pela conta bancária e ordens de serviço finalizadas caem direto na conta certa.

Controle os cheques que você recebe dos clientes, com a data, o "bom para", os dados do banco, o titular e o valor. Quando o cheque compensa, você dá a baixa e escolhe se o valor entra no caixa ou em uma conta bancária. Cheques recebidos em ordens de serviço aparecem aqui automaticamente.

Controle os cheques que a empresa emite para fornecedores e terceiros, com data, "bom para" e os dados do banco. Acompanhe a situação de cada um (emitido, compensado ou cancelado) para não perder o controle do que vai sair da conta.

Registre os pedidos de compra com o fornecedor, os produtos, as quantidades e os valores, e ajuste o preço de custo de cada item naquele pedido. Quando a mercadoria chega, você fatura o pedido e os produtos dão entrada no estoque automaticamente, atualizando a quantidade e o custo. Cada pedido fica como aberto, faturado ou cancelado, e a compra pode virar um lançamento em contas a pagar.

Acompanhe os valores a receber dos cartões e convênios. Os lançamentos são gerados automaticamente quando uma ordem de serviço é finalizada no cartão ou convênio, já com a quantidade de parcelas e o valor de cada uma, para você saber o que ainda tem para entrar de cada operadora.

Emita recibos para o cliente com poucos cliques, com os dados já preenchidos. O recibo pode ser gerado quando você quita um lançamento de contas a receber, ou você lança um manualmente a qualquer momento e imprime.

Mais de 200 relatórios para enxergar o negócio inteiro. Tem relatório de ordens de serviço (por período, cliente, funcionário ou pelos seus campos personalizáveis), de produtos vendidos e serviços prestados, de contas a receber e a pagar (em aberto, vencidas, recebidas ou pagas, e até por qual conta bancária passou cada valor), de estoque, de movimentação e de comissões. A maioria tem filtro por período e opções de ordenação e agrupamento, para você ver os números do jeito que precisa.

Crie um login para cada pessoa da equipe, com nome, login e senha, e deixe o acesso ativo ou inativo. Cada usuário entra com a própria conta, e é por ela que as permissões e o log de auditoria funcionam.

Defina, módulo a módulo, o que cada usuário pode fazer: ver, criar, alterar ou excluir. Assim o atendente mexe só no que é dele, o financeiro no financeiro, e você controla quem tem acesso a quê com um clique em cada permissão.

Consulte o registro do que foi feito no sistema: quem criou, alterou ou excluiu, em qual módulo e quando. Quando algo mudou e ninguém sabe explicar, é aqui que você descobre.

Ajuste o sistema ao seu jeito. Dá para definir os nomes dos cinco campos personalizáveis da ordem de serviço, o cabeçalho que sai nos relatórios, quantas casas decimais usar em valores e quantidades, a forma de calcular o preço dos produtos (margem de lucro ou porcentagem sobre o preço de custo), o prazo padrão de vencimento das contas a receber geradas pelas OS e o que aparece na busca de produtos.