Cadastro de Produtos: Dicas Para Organizar Seu Estoque do Jeito Certo

Depois de anos atendendo empresas de assistência técnica, oficinas e prestadores de serviço, a gente percebeu que boa parte dos problemas com estoque não vem da ferramenta — vem de como os produtos foram cadastrados lá no início. Um cadastro mal feito vira uma bola de neve: descrições confusas, produtos duplicados, relatórios que não ajudam em nada. Separamos aqui o que aprendemos com nossos clientes ao longo dos anos.

Antes de sair cadastrando: pense na codificação

Esse é o erro mais comum que a gente vê. O dono da empresa começa cadastrando os produtos conforme a demanda aparece, sem nenhum critério. Três meses depois, tem 400 itens e não encontra mais nada.

No OS Gold, você tem duas opções de codificação:

• Sequencial (1, 2, 3...): o sistema já sugere o próximo número. Zero trabalho. Funciona bem se você tem poucos itens ou se os códigos em si não precisam significar nada — a busca por descrição já resolve.
• Estruturado: você define uma lógica. Elétricos começam com 1xxx ou ELExxx, hidráulicos com 2xxx ou HIDxxx, ferramentas com 3xxx ou FERRxxx. Dá mais trabalho no começo, mas depois basta olhar o código para saber o que é.

Na prática, para estoques com até uns 200 itens, o sequencial dá conta. Acima disso, com produtos de categorias bem diferentes, o estruturado compensa. Mas o ponto principal é: decida antes de começar. Mudar a lógica depois de já ter centenas de produtos cadastrados é um trabalho que ninguém quer ter.

Descrição do produto: o que parece óbvio não é

"Parafuso". Qual parafuso? Tem 50 tipos diferentes na prateleira. Parece bobagem, mas a gente vê isso o tempo todo. A descrição é o campo que todo mundo busca, e se ela for vaga demais, o funcionário vai cadastrar o mesmo produto duas vezes com nomes diferentes.

A regra é simples: coloque na descrição o que você falaria para alguém ir buscar o produto na prateleira. Medida, cor, marca, modelo — o que for necessário para não haver dúvida.

Grupo e Subgrupo: preencher "dá trabalho", não preencher custa caro

Talvez a reclamação mais frequente que ouvimos é: "não consigo tirar um relatório que mostre quanto gastei com material elétrico este mês". Na maioria das vezes, o motivo é que os produtos não foram organizados em grupos.

Quando você categoriza os produtos, o sistema passa a conseguir responder perguntas como:

• Quanto saiu de "Peças de Reposição" no mês passado? E de "Ferramentas"?
• Qual categoria tem mais itens com estoque abaixo do mínimo?
• Quais grupos representam a maior fatia do meu custo de estoque?

O subgrupo detalha ainda mais. Dentro de "Material Elétrico" você pode separar "Fios e Cabos", "Disjuntores", "Tomadas e Interruptores". Dois níveis são mais que suficientes para a realidade de quem presta serviço.

Localização no estoque: parece detalhe, mas faz diferença

Em oficinas e assistências técnicas, o estoque costuma ficar espalhado: tem coisa na prateleira do balcão, no armário da oficina, no depósito dos fundos. Se o técnico precisa de uma peça e tem que sair procurando em três lugares diferentes, é tempo (e paciência) perdidos.

Registrar a localização no cadastro — algo como "Prateleira B3 - Oficina" — resolve isso. O técnico consulta no sistema e vai direto no lugar certo. Também ajuda muito na hora de fazer inventário.

Preço de custo: se não preencher, vai trabalhar no escuro

Muita gente preenche só o preço de venda e ignora o de custo. O resultado é que você vende, mas não sabe quanto está lucrando de verdade. No OS Gold, a ideia é preencher o Preço de Custo e o percentual de margem — o preço de venda é calculado automaticamente.

Estoque mínimo e máximo: o básico que evita dor de cabeça

O estoque mínimo é o ponto em que você precisa comprar. Se o produto chegou nessa quantidade, é hora de ligar para o fornecedor. Já o máximo evita comprar demais — especialmente para produtos caros, com validade curta ou que ocupam muito espaço.

Como definir esses números? Observe o consumo: quantas unidades você usa por semana? O fornecedor demora quanto para entregar? Se você usa 10 por semana e o fornecedor entrega em 3 dias, um mínimo de 15 unidades dá uma margem segura. O máximo geralmente fica entre 2 e 3 vezes o mínimo, mas depende do seu espaço e fluxo de caixa.

Parou de usar um produto? Não exclua, inative

Excluir um produto apaga o rastro dele no sistema. Se algum dia precisar consultar uma ordem de serviço antiga que usou aquele item, a informação se perdeu. O Inativo resolve: o produto some das buscas do dia a dia, mas o histórico fica preservado.

Já o Bloqueado serve para quando o produto ainda existe no estoque, mas não pode ser usado no momento. Recall do fabricante, validade vencendo, falta no mercado para reposição — o item fica visível na listagem, mas o sistema não permite usar.

Resumindo