Cadastro de Produtos: Dicas Para Organizar Seu Estoque do Jeito Certo

Depois de anos atendendo empresas de assistência técnica, oficinas e prestadores de serviço, a gente percebeu que boa parte dos problemas com estoque não vem da ferramenta. Vem de como os produtos foram cadastrados lá no início. Um cadastro mal feito vira uma bola de neve: descrições confusas, produtos duplicados, relatórios que não ajudam em nada. Separamos aqui o que aprendemos com nossos clientes ao longo dos anos.

Antes de sair cadastrando: pense na codificação

Esse é o erro mais comum que a gente vê. O dono da empresa começa cadastrando os produtos conforme a demanda aparece, sem nenhum critério. Três meses depois, tem 400 itens e não encontra mais nada.

No OS Gold, você tem duas opções de codificação:

• Sequencial (1, 2, 3...): o sistema já sugere o próximo número. Zero trabalho. Funciona bem se você tem poucos itens ou se os códigos em si não precisam significar nada, já que a busca por descrição resolve.
• Estruturado: você define uma lógica. Elétricos começam com 1xxx ou ELExxx, hidráulicos com 2xxx ou HIDxxx, ferramentas com 3xxx ou FERRxxx. Dá mais trabalho no começo, mas depois basta olhar o código para saber o que é.

Na prática, para estoques com até uns 200 itens, o sequencial dá conta. Acima disso, com produtos de categorias bem diferentes, o estruturado compensa. Mas o ponto principal é: decida antes de começar. Mudar a lógica depois de já ter centenas de produtos cadastrados é um trabalho que ninguém quer ter.

Descrição do produto: o que parece óbvio não é

"Parafuso". Qual parafuso? Tem 50 tipos diferentes na prateleira. Parece bobagem, mas a gente vê isso o tempo todo. A descrição é o campo que todo mundo busca, e se ela for vaga demais, o funcionário vai cadastrar o mesmo produto duas vezes com nomes diferentes.

A regra é simples: coloque na descrição o que você falaria para alguém ir buscar o produto na prateleira. Medida, cor, marca, modelo. O que for necessário para não haver dúvida.

Grupo e Subgrupo: preencher "dá trabalho", não preencher custa caro

Talvez a reclamação mais frequente que ouvimos é: "não consigo tirar um relatório que mostre quanto gastei com material elétrico este mês". Na maioria das vezes, o motivo é que os produtos não foram organizados em grupos.

Quando você categoriza os produtos, o sistema passa a conseguir responder perguntas como:

• Quanto saiu de "Peças de Reposição" no mês passado? E de "Ferramentas"?
• Qual categoria tem mais itens com estoque abaixo do mínimo?
• Quais grupos representam a maior fatia do meu custo de estoque?

O subgrupo detalha ainda mais. Dentro de "Material Elétrico" você pode separar "Fios e Cabos", "Disjuntores", "Tomadas e Interruptores". Dois níveis são mais que suficientes para a realidade de quem presta serviço.

Localização no estoque: parece detalhe, mas faz diferença

Em oficinas e assistências técnicas, o estoque costuma ficar espalhado: tem coisa na prateleira do balcão, no armário da oficina, no depósito dos fundos. Se o técnico precisa de uma peça e tem que sair procurando em três lugares diferentes, é tempo (e paciência) perdidos.

Registrar a localização no cadastro, algo como "Prateleira B3 - Oficina", resolve isso. O técnico consulta no sistema e vai direto no lugar certo. Também ajuda muito na hora de fazer inventário.

Preço de custo: se não preencher, vai trabalhar no escuro

Muita gente preenche só o preço de venda e ignora o de custo. O resultado é que você vende, mas não sabe quanto está lucrando de verdade. No OS Gold, a ideia é preencher o Preço de Custo e o percentual de margem. O preço de venda é calculado automaticamente.

Estoque mínimo e máximo: o básico que evita dor de cabeça

O estoque mínimo é o ponto em que você precisa comprar. Se o produto chegou nessa quantidade, é hora de ligar para o fornecedor. Já o máximo evita comprar demais, principalmente em produtos caros, com validade curta ou que ocupam muito espaço.

Como definir esses números? Observe o consumo: quantas unidades você usa por semana? O fornecedor demora quanto para entregar? Se você usa 10 por semana e o fornecedor entrega em 3 dias, um mínimo de 15 unidades dá uma margem segura. O máximo geralmente fica entre 2 e 3 vezes o mínimo, mas depende do seu espaço e fluxo de caixa.

Parou de usar um produto? Não exclua, inative

Excluir um produto apaga o rastro dele no sistema. Se algum dia precisar consultar uma ordem de serviço antiga que usou aquele item, a informação se perdeu. O Inativo resolve: o produto some das buscas do dia a dia, mas o histórico fica preservado.

Já o Bloqueado serve para quando o produto ainda existe no estoque, mas não pode ser usado no momento. Recall do fabricante, validade vencendo, falta no mercado para reposição. O item fica visível na listagem, mas o sistema não permite usar.

Resumindo